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Le blog de l'événementiel

Nouveautés et conseils pour les organisateurs d'événements professionnels.

Organisation d'un événement professionnel: L'incontournable checklist

Vous devez organiser un événement professionnel? Vous ne savez pas par où commencer? Vous découvrez tous les jours des nouveaux points qu’il faut adresser et régler et cela ne vous rassure guère. Fini les inquiétudes et les appréhensions! Soyez serein et laissez-vous guider par YEMP. Nous allons vos initier aux étapes clés d’un événement interne réussi!

Définir les objectifs de la manifestation

Avant de commencer à penser logistique, prenez une photo de l’actuel et essayer d’imaginer une photo de l’état post-événement. Quelle image souhaitez-vous transmettre? Quel impact souhaitez-vous avoir? Quel changement souhaitez-vous stimuler?

Date de l'événement et assistance prévue

Présélectionner au moins deux dates pour la tenue de l'événement.

Définir le Budget prévisionnel

En définissant votre budget, pensez à allouer une petite enveloppe pour d'éventuelles dépenses supplémentaires. Clarifiez votre planning et vos modalités de facturation.

Valider le programme

Prenez le temps de définir au moins les grandes lignes du programme.
S’il est déjà assez abouti, vous pouvez le faire imprimer ainsi que les documents nécessaires à l'événement.

Choix de la destination et des prestataires

Pensez à définir le besoin en salles et en capacités (salles de réunions, plénières, sous-commissions), les types d’agencement nécessaires et la mise en avant des intervenants. Prenez le temps de faire un listing des besoins en matériel (audiovisuel / internet / Estrade ...) et définir les besoins en pauses et repas (Menu / Collation / Cocktails).

C’est effectivement le moment aussi pour définir tous les points logistiques nécessaires (transport, chambres) si besoin.

Participation

Au début, il est utile d’envoyer une première information aux participants potentiels.

Quand le programme et la destination sont précisés,, vous pouvez envoyer une deuxième information aux participants potentiels, en apportant des informations détaillées sur l'événement. Ceci vous permettra déjà d’élaborer une liste définitive des participants.

Il s'avère souvent utile de relancer au moins 2 relances avant l'événement. Par exemple, 7 jours puis 1 jour avant l’événement.

Promotion de l'événement

C’est le moment de développer desPosters, brochures et matériel marketing si besoin.Sinon, avez vous besoin de cadeaux et d’objets personnalisés?

Vérifications

Quelques jours avant le jour-j, pensez à faire une visite d'inspection, surtout si vous ne connaissez pas le lieu de réunion ni la destination. Un tour d'horizon afin de confirmer toutes les réservations peut aussi prévenir de quelques mauvaises surprises. N’hésitez pas à faire un point régulier avec les différents prestataires pour vérifier tous les détails.

Assurances et sécurités

Il peut s’avérer prudent de souscrire une police d'assurance pour l'événement surtout pour la responsabilité civile.

Clôture et bilan

Après le succès de l’événement, quelques tâches restent encore à faire.

D’abord, la clôture des comptes puis la communication post événement. Les participants apprécieront de recevoir un petit bilan accompagné par exemple de quelques photos de groupe. Pensez aussi à envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants autour de 2 jours après l’événement pour un bon feedback.

Afin de capitaliser sur votre expérience, n’hésitez pas à provoquer une réunion avec votre équipe pour discuter de ce qui a fonctionné ou n'a pas fonctionné.

A propos de l'auteur

Ahmed Makni Co-fondateur et le directeur des opérations de Yemp.co. Il travaille conjointement avec les clients et les fournisseurs de Yemp.co pour s'assurer que les les événements Yemp se déroulent en meilleures conditions.