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Le blog de l'événementiel

Nouveautés et conseils pour les organisateurs d'événements professionnels.

Comment rédiger une bonne invitation pour votre événement ?

Vous devez convier des clients à une conférence? Vous devez inviter le top-50 de votre entreprise à un séminaire? Ou encore, vous souhaitez inviter vos collègues à fêter la fin d’année?
Une invitation s’impose!

Mais alors, où commencer, que dire et comment conclure? Votre invitation est votre premier outil pour attirer votre cible, raison pour laquelle est doit être extrêmement bien réfléchie.

Lorsque vous envoyez une invitation pour convier des personnes à un évènement, cette invitation aux couleurs de votre entreprise doit avoir un message clair et factuel.

Que vous choisissez de réaliser une invitation papier ou une invitation html (envoi par e-mail) la composition et la lecture de votre invitation restera la même. Le lecteur voit votre logo, le type d’événement, les détails logistiques, la photo, le programme et le processus d’inscription.

Afin de réussir l’élaboration de votre invitation, nous allons donc dérouler ensemble niveau par niveau les informations essentielles.


1/ Logos des organisateurs

  • Un seul logo: Il sera positionné en tête de l’invitation soit à droite, gauche ou au centre
  • Deux logos: Ils seront positionnés l’un à droite l’autre à gauche
  • Logos multiples: Ils seront positionnés de gauche à droite, alignés et centrés.

2/ Entête de l'invitation

Devront figurer dans un pavé (imaginaire) partie supérieur de l’invitation, centré et juste en dessous des logos - taille de la police entre 20 et 26 :

INVITATION
Type d’événement : conférence, débat, summer party, soirée, seminaire etc..
En option mais à privilégier pour les conférences ou débats : le titre
La date
La ville


3/ Utilisation d'un visuel ou d'une photo

En dessous de ces indications, nous vous conseillons d’agrémenter l’invitation par un visuel, photo ou autre. Par exemple une photo du lieu si il s’agit d’une soirée organisée dans un lieu prestigieux un connu.

Bien souvent chaque lieu dispose de photos ou de visuels qu’ils seront prêts à mettre à votre disposition et cela donnera à votre invitation un caractère moins stricte.


4/ Le corps de l'invitation

En dessous du visuel il est de bon ton d’indiquer :

La société XXXX a le plaisir de vous convier ou inviter (selon votre préférence) à la soirée/conférence etc...
Le jour date et horaires ex. le mercredi 27 février 2016 à 18h30
Adresse complète, étage, nom de salle, station de métro ou bus etc...


5/ Le programme

Si il y a un programme précis avec différentes interventions ne pas hésiter à l’intégrer avec le nom des orateurs le cas échéant et indiquer également l’horaire de fin.

Exemple:

18h15 Accueil
19h30 – 19h45 Conférence animée par M. XXXX, titre et nom de l’entreprise
19h45 – 21h00 Cocktail


6/ Le mode d’inscription

Renseigner le mode d’inscription exemple. Inscription obligatoire par mail email@example.com, ou par téléphone 33(0) XXXXXX ou à l’aide du coupon joint (dans ce cas prévoir le coupon réponse).


7/ Logos des partnetaines

Il seront positionnés tout en bas de l’invitation et alignés et seront précédés de la mention « En partenariat avec »

A propos de l'auteur

Dominique LandeDouay Ancienne chargée de Marketing/communication chez Euronext. Dominique est une experte en communication, RP et organisation d’événements haut-de-gamme. Dynamique et souriante, elle est toujours là au bon moment pour conseiller, guider et partager.