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Les craintes de la technologie de l’événementiel
et comment les vaincre en 5 points

Quand il s’agit d’opérer des changements dans l’organisation de vos événements, les objections sont souvent faciles à voir mais les craintes réelles vous seront souvent cachées. Lorsque vous souhaitez implémenter une technologie pendant un évènement, vous identifiez aisément les personnes à convaincre :: Votre client, votre patron ou d'autres membres de votre équipe.

Derrière chaque obstacle qu’ils vont vous soumettre, vous trouverez au moins une des cinq craintes qu’on va aborder aujourd'hui, ainsi que les méthodes pour les gérer.

En tant qu’organisateur, nous devons identifier les craintes derrière la résistance à l’utilisation d’une nouvelle technologie.

Lorsque nous aurons identifié les barrières et compris la peur qui se cache derrière, nous avons une meilleure chance de réussir la mise en œuvre de ce changement technologique.

1/ Ne pas percevoir de valeur ajoutée - technologie d’évènement = vanité

Au cœur de la décision d'utiliser la technologie d’évènement nous trouvons la valeur. Le concept est assez simple. Si la technologie d’évènement ajoute suffisamment de valeur, elle devra être considérée. Si elle n’en porte pas suffisamment, autant l’oublier. La décision d'utiliser une application mobile par exemple, devrait être faite avec le désir d'ajouter de la valeur à l'expérience de l'événement et non pas, par exemple, de faire la même chose qu’un événement concurrent.

Le concept est simple, mais mesurer cette valeur n’est pas toujours facile. La crainte est réelle. L'idée de "beaucoup d'efforts" et de formation pour très peu de valeur” est celle qui doit être abordée. Il est important de dissiper cette crainte très tôt.

Comment vaincre cette peur ?

Pour surmonter cette peur, L’organisateur devra identifier assez tôt les bénéficiaires de cette valeur ajoutée. Si c’est pour le planificateur, alors il devra être invité à estimer, par exemple, la quantité de temps que la technologie d’évènement lui fera gagner. Si elle est centrée sur le client, la valeur doit être mesurée en impact sur l'expérience client.

La valeur ne s’arrête d’ailleurs pas au bénéfice des superviseurs ou aux utilisateurs finaux. Vous devez donc la chercher partout.

Il y a quelques années, une entreprise a mis en œuvre un système de réservation en ligne. Il était assez facile de soutenir l’impact positif et direct sur les gestionnaires d'événements et les clients. Cependant, pour faire pencher la balance en faveur de la mise en place de cette technologie d’évènement, trouver un troisième bénéficiaire moins évident à identifier était décisif. En examinant le voyage d'un papier de réservation, les organisateurs ont constatés qu’il y avait une valeur ajoutée considérable pour le département de comptabilité.

Donc, supprimer ces papiers de réservations facilitait la réservation pour les participants, facilitait la gestion des réservations pour l’équipe d’administration et réduisait surtout la charge de travail pour l'équipe comptable!

2/ Coût - La peur du prix !

Le sentiment qu’un évènement basé sur la technologie d’évènement a besoin d’un gros budget est parfois justifié. Dans certaines circonstances, le besoin est compliqué et aura proportionnellement des coûts conséquents.

Le prix peut encore augmenter s’il y a un besoin de personnel qui doit passer du temps à comprendre et maîtriser le système ou si on sous-traite cette gestion à une société technologique. Vous avez probablement vécu cela avec une entreprise qui a voulu mettre en œuvre un système de gestion d'événement ou un système de gestion des contacts. La crainte pour de nombreuses organisations est que ces coûts qui s'accumulent soient sans fin. "Tout ce temps et ces efforts, disparu. Et pour quoi faire ?"

Comment vaincre cette peur ?

Même si il y a un gros ticket d’entrée, les organisateurs doivent voir les frais technologiques comme un investissement. Le coût sera très probablement budgété sur une année, mais l'économie viendra sur plusieurs années. Assurez-vous donc que cela ait bien été pris en compte pendant votre plaidoirie pour cet investissement.

Quand les entreprises font preuve de diligence, le coût devient un investissement rentable. Le planificateur va donc jouer un rôle important dans la démonstration en expliquant la différence entre le coût et l'investissement.

La meilleure façon de lutter contre cette peur est de la dissiper complétement. Car de nos jours, plusieurs plateformes proposent des offres gratuites avec des services additionnels payants. Beaucoup d’entreprises sont surprises de ce qu’elles peuvent obtenir gratuitement ou pour très, très peu. La technologie d’évènement est aussi de plus en plus facile à utiliser et peut être maîtrisée après quelques heures dédiées au système. Il peut donc y avoir un coût, mais qui devrait être considéré comme un développement de l'entreprise et un investissement dans l'organisation.

3/ La peur du changement

Il y a une peur compréhensible du changement. Cette peur ne concerne pas seulement la mise en place de la technologie, mais tout autre type de changement. Cette peur est malheureusement exacerbée quand il s’agit de technologie.

Même le plus petit changement, tel que l’utilisation d’un appareil de poche pour faire voter le public peut trouver une barrière décisionnelle insurmontable.

Heureusement, il existe de nombreuses façons éprouvées pour aider les organisateurs à surmonter cette peur du changement. Même quand elle est liée à l’utilisation de la technologie.

Comment vaincre cette peur ?
Identifier une menace extérieure est un bel outil pour exercer un changement

Comme l’as dit Winston Churchill : “Ne laissez jamais une bonne crise se perdre”. La menace pourrait être une baisse du nombre de délégués, la montée d'un concurrent ou la baisse de commandes. La clé réside dans l'identification de cette menace et la capacité à expliquer comment la nouvelle technologie que vous souhaitez utiliser peut atténuer ou supprimer aider à cette menace.

Utiliser le benchmarking

Les craintes de beaucoup d’entreprises se dissipent une fois qu’ils voient que d’autres organismes similaires utilisent de la technologie d’évènement. Il y a de la sagesse dans les foules. Etre leader est beaucoup plus difficile que de suivre les traces d’un autre. Cherchez donc des exemples dans votre industrie ou ailleurs pour appuyer votre argumentaire.

Utiliser des exemples de la vie réelle des décideurs

Demandez à vos interlocuteurs de parler de leurs expériences avec la technologie au quotidien.

Par exemple, si vous êtes préoccupé par la mise en place d’une plateforme de billetterie en ligne, vous pouvez demander qu’on vous parle de l’achat d’un billet d’avion. Demandez-leur après cela, d’essayer d’acheter un billet pour votre évènement. Ils vont alors sortir de la perspective où ils regardaient à travers les yeux d’un organisateur et vont commencer à examiner le processus du point de vue d’un client. Cette méthode a un effet très puissant.

4/ La peur que personne n’utilisera cette technologie d’événement

Après tout le dur travail de mise en place, il existe un risque de constater que personne n’a utilisé la technologie mise à disposition. Cette crainte peut malheureusement souvent se réaliser. Il existe des cas ou une application qui a couté un prix à 5 chiffres soit téléchargée et utilisée par moins de 25% de l’audience. De nombreux systèmes sophistiqués ne sont utilisés que par 20% de ceux qui devraient et ceux qui s’y intéressent, utilisent seulement 20% des fonctionnalités proposées. Le taux d’utilisation est le ventre mou de la technologie de l'événement.

A quoi bon gagner la bataille contre les septiques à la mise en place de la nouvelle technologie si c’est pour perdre la guerre contre la sous-utilisation de cette technologie pendant l’évènement? Il y a, bien sûr, beaucoup de moyen d’éviter que cela ne se produise et des moyens de dissiper cette peur.

Comment vaincre cette peur ?

La première étape cruciale est d’impliquer toutes les parties prenantes dans les décisions initiales dans l’utilisation de la technologie.
Le meilleur moyen pour que personne n’utilise votre produit technologique est de ne demander l’avis de personne pendant son élaboration.
Le planificateur doit donc systématiquement consulter les différentes parties prenantes et coopérer avec tout le monde pendant que la nouvelle technologie est en discussion. Parfois, une simple conversation va supprimer la peur de l’inconnu.

Trouver un fan involontaire. Il est souvent facile d’identifier un fan de la technologie qui va supporter la cause. Bien sûr, trouver un soutien est toujours le bienvenu, mais plutôt que d’aller vers l'acquis, il vaut mieux mieux passer un peu plus de temps à essayer de convaincre un petit adversaire et de le faire changer d’avis. Il est probable que si vous arrivez à avoir ce genre de profil dans votre équipe, d’autres vont au moins laisser une chance à la technologie.

Passer du temps à communiquer autour des avantages de l’utilisation de la technologie. Les bénéfices d’utilisation d’une application peuvent être évidents pour le planificateur, mais si les avantages ne sont pas communiqués aux participants, l’application ne sera pas assez téléchargée. Si le rôle de l’application est de rendre la vie plus facile pour le personnel en interne, l’organisateur doit avoir le soutien de la haute direction. L’un des arguments phare vers l’utilisation de la technologie est la simplification du côté administratif. Ce temps gagné, pourra être utilisé pour la créativité, la valeur ajouté de l’entreprise. Et ceci doit être communiqué largement et clairement.

5/ Ne pas faire confiance à la technologie d’événement


Le dernier est le plus gros de la liste. Comment gagner la confiance dans la technologie?
L’idée de supprimer ce sentiment de contrôle de la population, de supprimer le papier et de publier les informations en ligne ou dans le cloud, crée un souci de confiance pour lequel beaucoup d’entreprises refusent de faire le saut. Cette seule crainte peut anéantir l’utilisation de la technologie d’évènement.

Comment vaincre cette peur ?
Tester

Si vous faites face à cette peur, vous devriez vous assurer que le management teste la technologie dans l’environnement le moins risqué possible. Votre séminaire régional devrait utiliser votre système de repérage en ligne avant votre congrès annuel. Une petite réunion d’équipe devrait utiliser votre plateforme de partage de diapositives avant l’AG. Il faut construire l’utilisation de la technologie d’évènement à partir d’une position de pouvoir.

Le planificateur d'événement doit être au top de la technologie d’évènement utilisée

Le planificateur n’a pas besoin d’être un expert, mais doit avoir une solide connaissance sur comment marche la technologie qu’il veut utiliser et être bien informé. Il doit être capable de transmettre sa confiance dans le produit à autrui. Dans le monde de la technologie, elle est rarement accordée facilement.

Prévoir un plan B

Cela dépend de la technologie de l’évènement utilisée mais prévoir un 2ème scénario (finalement faire ce que vous avez toujours fait sans technologie) peut aider à gagner l’appui recherché. Par exemple, avoir des ordres de jour imprimés disponibles en plus de l’application, disposer d’un moyen de communication en dehors de l’application, imprimer la liste des participants, sauvegarder les présentations dans une clé USB Tous ces backups traditionnels doivent être considérés jusqu’à ce que la technologie fasse ses preuves.


Derrière chaque haussement de tête ou porte fermée, vous trouverez l’une de ces cinq craintes. En les identifiant et en les abordant d’une manière systématique, il est très probable que vous puissiez aider les parties prenantes à les surmonter.

A propos de l'auteur

Ahmed Makni Co-fondateur et le directeur des opérations de Yemp.co. Il travaille conjointement avec les clients et les fournisseurs de Yemp.co pour s'assurer que les les événements Yemp se déroulent en meilleures conditions.